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La creciente pandemia del Coronavirus ha forzado a muchos dueños y ejecutivos de pequeñas empresas a empezar a manejar el trabajo remoto de sus empleados, con muy poca advertencia e incluso menos preparación.

De acuerdo a una encuesta conducida por Workhuman solo 1/3 de la población en los Estados Unidos tiene alguna experiencia previa trabajando desde casa. El rápido crecimiento de la crisis actual, la cual ha colocado a los trabajadores en la necesidad de trabajar remoto, puede ocasionar confusión y pánico.

Es normal para negocios pequeños, agencias, o corporaciones que no ofrecen esta flexibilidad preocuparse por el desplome de la productividad. La buena noticia es que, hay buenas prácticas y comprobadas que los gerentes pueden adoptar rápidamente para mantener a su gente comprometida y trabajando mientras lo hacen desde casa. 

Esto comienza comprendiendo lo que muchos empleados están sintiendo. Al implementar ciertas prácticas sencillas, puede subsanar las deficiencias y recrear la estructura que su gente necesita para continuar funcionando como un equipo cohesivo y productivo. Estas prácticas incluyen:     

Establezca Líneas de Comunicación Claras y Abiertas
La buena comunicación en todo el equipo es su primera prioridad. Decida cómo los miembros de su equipo se comunicarán regularmente: por correo electrónico, teléfono, mensajes, videoconferencia, etc., y asegúrese de que todos se sumen al plan. Puede tener sentido asignar diferentes reglas para diferentes propósitos, como indicarles a los empleados que le envíen mensajes con preguntas urgentes, pero reservar llamadas por conferencia diarias para las actualizaciones de rutina.

Cree un Programa Establecido de Comunicación
Al establecer un programa de comunicación predecible, no solo establece expectativas para los empleados, sino que proporciona un ancla de estabilidad tan necesaria para aquellas personas que están teniendo dificultades para adaptarse. Por ejemplo, usted puede decidir comunicarse por vía telefónica con cada empleado a una hora establecida todos los días...llevar a cabo videoconferencias con el equipo los lunes y los jueves en la mañana...y finalizar cada día laboral intercambiando mensajes de actualizaciones. Asegúrese de hacerle saber a su gente la mejor manera de comunicarse con usted cuando algo surja.

Implemente Planes de Proyectos Individuales y en Equipo
Tenga en mente: los investigadores indican que aproximadamente la mitad de la fuerza de trabajo, remota o presencial, no sabe realmente qué se espera de ellos. Sin la estructura de las actividades diarias en la oficina, es importante que todos sepan en qué deben trabajar, cuándo deben entregarlo y cuál es el resultado esperado. Si su compañía tiene un programa de manejo de proyectos, úselo. Si identifica que lo necesitan, empiece a explorar sus opciones.  

Asegúrese de que el Equipo se Conecte Frecuentemente
Uno de los más grandes desafíos de los empleados que recientemente empezaron a trabajar de manera remota es el sentimiento de aislamiento. Llevar a cabo "reuniones" de equipo semanales, no solo hace que los proyectos sigan su curso, sino que también mantiene a las personas conectadas y comprometidas. Las videoconferencias son particularmente efectivas para las personas que están acostumbradas a verse las caras, así que considere un programa como Zoom, Skype o GoToMeeting. (Si sus empleados necesitan cámaras web, puede ser una inversión que valga la pena). Además, utilice un tiempo adicional para socializar: con el fin de que las personas sigan desempeñando sus funciones, ellas necesitan sentir que pertenecen a algo mayor a ellas mismas. 

Dele a cada Empleado una Atención Personalizada
Sí, las llamadas telefónicas individuales representan mucho tiempo para los gerentes, pero esas conversaciones uno a uno pueden ser cruciales para sus empleados. Anímelos a compartir sus preguntas e inquietudes con usted. Más allá del trabajo, pregúnteles periódicamente cómo están manejando el trabajo remoto y escúchelos atentamente. No puede abordar un problema o desafío si no sabe de qué se trata.

Sea Flexible con Sus Asignaciones y Expectativas
Es posible que algunos empleados no puedan desempeñar sus actividades diarias durante horas normales de trabajo. Deles flexibilidad, monitoree la calidad del trabajo y la prontitud en la compleción de las tareas. El entregarles flexibilidad puede darles un incentivo extra para ser proactivos con sus proyectos.

Dé un Buen Ejemplo para su Gente
La vida diaria puede desviar su enfoque o crear situaciones de estrés. Proyecte un comportamiento tranquilo y confiado, y su equipo seguirá su ejemplo.

Monitoree y Solucione las Necesidades Emergentes de los Procesos de Trabajo
Al inicio, usted podría sorprenderse al notar que todo progresa bien, pero no se confíe. Escuche a las personas: vigile cuidadosamente lo que están haciendo y en dónde están fallando. Por ejemplo, si está experimentado interrupciones en la comunicación o teniendo problemas con la colaboración remota, considere invertir en un programa de manejo de equipos que combine el chat de trabajo, reuniones por video y funciones para compartir archivos. Déjele saber a su gente que estará haciendo algunos cambios necesarios para que todos trabajen de la mejor manera y que agradecerá sus aportaciones.

Tenga en mente: sus empleados están tan comprometidos como usted a que el negocio crezca. Deles las herramientas, la estructura y el apoyo que necesitan, y juntos lograrán los resultados deseados.